1. Область применения

1.1. Технологическая инструкция по предоставлению отчетности клиентами по продаже грузовых перевозок разработана с целью повышения качества контроля и учета продажи грузовых перевозок на рейсах АО «АК «НордСтар».

1.2. Данная Технологическая инструкция применяется клиентами по продаже грузовых перевозок для предоставления отчетности в АО «АК «НордСтар».

1.3. Технологическая инструкция содержит минимальный объем информации, необходимый для формирования и предоставления отчетности.

1.4. Актуализация Технологической инструкции по предоставлению отчетности Клиентами по продаже грузовых перевозок производится по мере необходимости.

1.5. Настоящая Технологическая инструкция не может быть полностью или частично воспроизведена, тиражирована и распространена без разрешения утвердившего его должностного лица.

2. Определения и аббревиатуры

Соглашение на продажу грузовых перевозок – соглашение, заключенное между Авиакомпанией и Клиентом, согласно которому Клиент оказывает от имени Авиакомпании услуги по бронированию, оформлению и продаже грузоперевозки на воздушных линиях Авиакомпании.

Клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, уполномоченные действовать от имени Авиакомпании при оформлении, бронировании и продаже воздушных перевозок груза на рейсы Авиакомпании на условиях заключенного с ним Соглашения.

Бланки перевозочных документов - бланки строгой отчетности, утвержденные, зарегистрированные в установленном порядке и выпущенные в оборот Авиакомпанией.

Декада - срок, определенный 10-ю календарными днями (1-я декада - с 01 по 10 число месяца включительно, 2-я - с 11 по 20 число месяца включительно, 3-я - с 21 по последний день месяца включительно в зависимости от его продолжительности).

Авиакомпания - АО «АК «НордСтар», осуществляющее воздушную перевозку пассажиров, багажа, грузов на основании оформленных перевозочных документов, под товарным знаком «NordStar».

3. Общие положения

3.1. Данная Технологическая инструкция определяет порядок формирования и предоставления Клиентом ежедекадной отчетности по продаже перевозок.

3.2. Для решения технических вопросов, связанных с формированием и предоставлением отчетности, обращаться в службу поддержки по e-mail: vzr@nordstar.ru

4. Правила предоставления отчетности

4.1. Ежедекадно, не позднее 14:30 по МСК Первого рабочего дня декады, следующей за отчетной, Клиент предоставляет Авиакомпании отчетность по электронной почте на адрес vzr@nordstar.ru (с дальнейшим предоставлением оригиналов) отчетность указанную в п.4.3. настоящей Инструкции, с обязательным указанием в теме электронного письма следующей записи: Наименование Клиента отчетность за N декаду М, где N и M – номер и месяц декады за которую предоставляется отчетность, например, ООО «Бизнес» отчетность за 3-ю декаду августа. Документы, предоставляемые по электронной почте, должны быть заверены подписями Руководителя и скреплены печатью. Датой предоставления электронного отчета является дата получения файлов на электронную почту vzr@nordstar.ru

4.2. Ежедекадно, не позднее 5-го (пятого) календарного дня декады, следующей за отчетной, Клиент представляет Авиакомпании бумажную отчетность нарочным либо по почте. Датой предоставления бумажной отчетности является дата вручения форм отчетности представителю Авиакомпании, либо другим ответственным лицам Авиакомпании, либо дата почтового штемпеля при отправке его по почте. Факт вручения форм отчетности в бумажном виде подтверждается Актом приема-передачи документов, штампом и датой приемки форм отчетности в бумажном виде, проставленными представителями, иными ответственными лицами Авиакомпании на конверте, либо почтовым уведомлением о вручении. Формы отчетности определяются Авиакомпанией.

4.3. В отчет Клиента для ежедекадного предоставления отчетности включаются следующие документы:

• Сводный отчет о продаже грузовых перевозок (Форма № 1) – 2 экз. Форма сводного отчета представлена в Приложении А;
• Отчет о продаже в формате Excel
• Реестры «Продажа», «Возврат», «Аннулирование», в разрезе внутренних и международных перевозок с приложением контрольных купонов в строгом порядке по возрастанию номера купона, сформированных в отдельные пачки по МВЛ и ВВЛ, аннулированные бланки (Форма №2, Форма №3, Форма №4). Формы реестров представлены в Приложениях B,С,D.
• Отчет о движении бланков строгой отчетности (БСО); (Форма № 5) Форма сводного отчета представлена в Приложении E;
• Документы на комиссионное вознаграждение (акт, счет-фактура, УПД);
• Претензионные уведомления с приложением необходимых подтверждающих документов;
• В случае разрешения Авиакомпанией применения скидки, все подтверждающие документы (письма) подтверждающие данное разрешение;
• Реестр счетов-фактур, выписанных Агентом в адрес Грузоотправителя за отчетный период (месяц), в электронном виде копии счетов-фактур (формат PDF).

4.4. Ежемесячно, в срок не позднее 5-го (пятого) числа месяца следующего за отчетным, Клиент направляет Авиакомпании в двух экземплярах Акт сверки взаиморасчетов за отчетный месяц. Форма Акта сверки взаиморасчетов представлена в Приложении F (Форма № 6).

Авиакомпания оставляет за собой право заявлять Клиенту о своем несогласии с суммами, включенными им в отчеты. Согласованные суммы должны быть включены Клиентом в очередной отчет.

Отчеты, направляемые Авиакомпании, должны быть заверены подписями руководителя и Главного бухгалтера Клиента и скреплены печатью Клиента.

Отчетность Клиента, предусмотренная данной инструкцией, должна включать в себя отчетность о деятельности Субагентов.

За нарушение требований к отчетности на Клиента налагаются штрафные санкции согласно Соглашения о продаже грузовых перевозок.

4.5. Авиакомпания оставляет за собой право заявить Клиенту о несогласии с суммами, включенными в отчет, выставив претензию. Авиакомпания также оставляет за собой право, после обработки полетных купонов и выявления несоответствия контрольного купона полетному, или отсутствия контрольного купона при наличии полетного, дополнительно дебетовать Клиента.

5. Порядок формирования отчетности о продаже в формате Excel

5.1. Отчет о продаже грузовых перевозок должен предоставляться в формате Excel.

5.2. Клиент не имеет права менять структуру шаблона Excel, а так же редактировать в шаблоне названия листов, заголовков и полей.

5.3. При заполнении шаблона возможно использовать только следующие форматы: формат даты "ДД.ММ.ГГГГ", в номере накладной возможно указывать только цифры.

5.4. В шаблоне формата Excel содержится 8 листов «Summary», «Sale(ext.)», «Refund», «Canceled», «AWB usage», «Claim», «Names», «Sale».

5.5. Лист «Summary» содержит сводные данные за отчетный период. Данный лист печатается на 1 листе, за подписью ответственных лиц и печатью направляется в Авиакомпанию. Основные данные заполняются автоматически. Самостоятельно необходимо заполнить «Код клиента», «Наименование фирмы», «Валюту отчета», «Начало периода», «Окончание периода», «Остаток на начало периода», «Перечисления» и «Сальдо на конец отчетного периода».

5.6. Лист «Sale(ext.)» содержит все данные о продаже за отчетный период. Все поля необходимо заполнять самостоятельно за исключением «Сумма тарифа», «Сумма», «Всего сумма», «Сумма к перечислению». «Код вида груза» заполняется согласно Приложения № J. Поле «Маршрут» заполняется в формате «код аэропорта вылета»-«код аэропорта посадки». Кода аэропорта вылета и посадки заполняется в соответствие с Приложением № K. Все данные должны полностью соответствовать данным в грузовой авианакладной.

5.7. Лист «Refund» содержит данные по возвратам за отчетный период. Все поля заполняются вручную.

5.8. Лист «Canceled» содержит данные по аннулированным накладным за отчетный период. Все поля заполняются вручную.

5.9. Лист «AWB usage» содержит данные по движению БСО за отчетный период. Заполняются «Начальный номер» и «Последний номер» согласно фактическому расходованию БСО за отчетный период.

5.10. Лист «Claim» содержит данные по претензиям, которые урегулированы в отчетном периоде.

5.11. Лист «Names» и «Sale» системные листы. Заполнять не нужно.

Приложение А. Форма №1. Сводный отчет о продаже перевозок

Приложение B. Форма №2. Реестр «Продажа»

Приложение C. Форма №3. Реестр «Возврат»

Приложение D. Форма №4. Реестр «Аннулирование»

Приложение E. Форма №5. Реестр «Движение БСО»

Приложение F. Форма №6. Акт сверки взаиморасчетов

Скачать шаблон акта сверки взаиморасчетов

Приложение J. Код вида груза

Приложение H. Коды аэропортов